TimeToMarket #13 - Bani pentru extinderea afacerilor – o cerinta perfect rezolvabila

Finantatorii, fie ei banci, fonduri de investitii, investitori particulari, granturi nationale, programe de finantare nerambursabila sunt interesati sa-si puna banii la lucru in proiecte aducatoare de castig pentru ei, pentru ca din asta traiesc.  De ce nu ar finanta ei chiar proiectul dvs.?

Au existat, exista si vor exista o multime de finantatori si de programe de finantare. Au mai existat, exista si vor exista o multime de organizatii care cauta finantare pentru proiectele lor de extindere a operatiunilor. Intersectia acestor multimi ar trebui sa o constituie proiectele finantate.
Realitatea nu este chiar atat de simpla.

Multimea proiectelor finantate este semnificativ redusa de abordarea putin eficienta de catre multi potentiali finantati (unii cu idei foarte bune) a propunerii si a procesului de obtinere si administrare a finantarii. Pe de alta parte, interesul este real de ambele parti - cu cat mai multe proiecte finantate, cu atat mai fericiti si finantatorii si finantatii.
Rolul profesionistilor in finantare de proiecte este de a maximiza sansele unei idei sa devina intai propunere finantabila si apoi proiect finantat.
Familiarizarea din timp cu criteriile de eligibilitate si cu celelalte cerinte ale finantatorului este de importanta vitala. Desi principiul ramane mereu acelasi, unele cerinte, formulare, informatii, termene sau proceduri difera de la finantator la finantator. Inainte de a incepe in vreun fel documentarea unei cereri de finantare, cel mai bine este sa luati legatura cu finantatorul si sa va informati cat mai bine despre posibilitatile, limitarile si preferintele acestuia. Cateva sfaturi generale pentru cei care scriu propuneri de finantare, din experienta consultantilor BusinessMachine:
      • Cititi cu atentie temele de finantare
      • Organizati-va propunerea de finantare conform temelor
      • Nu va limitati la a declara lucruri ci explicati-le
      • Evitati acronimele si jargonul de specialitate
      • Fiti inovativi in abordare
      • Fiti pasionati in argumentare
      • Fiti realisti in previzionari
      • Fiti concreti in exprimare
      • Relevati avantajele pentru finantator
      • Dati atentie formatului, gramaticii, paginatiei
      • Cereti cuiva sa verifice proiectul inainte de a-l depune

Specialistii spun ca nu exista retete pentru succes sigur in finantare dar recunosc unanim o suma de regului care, daca sunt respectate, maximizeaza sansele unei idei de a se transpune intr-o propunere de finantare bine documentata, convingatoare, articulata.
Iata cateva reguli pentru ce este de facut inainte de a se incepe scrierea propunerii de finantare:
      • Crede ca exista cineva dornic sa te finanteze!
      • Gandeste-te la viitorul organizatiei
      • Creaza un plan si nu doar o propunere
      • Fa-ti temele; informeaza-te despre finantator
      • Alege un finantator interesat de organizatia ta si de activitatile tale
      • Daca ai constatat ca ai nevoie de bani acum, poate te-ai apucat de cautat bani prea tarziu!

Atunci cand documentati un proiect pentru finantare, scrieti-l cu gandul la evaluator, puneti-va din cand in cand in postura celui care va citi proiectul dumneavoastra si "evaluati-va" obiectiv proiectul. Iata ce spun doi membri ai unor comisii de evaluare: "Daca nu inteleg titlul, nu finantez proiectul." - Whitney Tilt, National Fish and Wildlife Foundation; "Daca pana la sfarsitul primei pagini nu mi-ai spus ce vrei sa capeti, nu prea sunt sanse sa capeti ceva." - John West, Phillips Petroleum Foundation. Iata si cateva opinii ale altor evaluatori:
      • Statisticile sunt importante dar pot fi surse de confuzii; sunt apreciate doar in contextul si pentru clarificarea ideilor proiectului.
      • Conceptele si ideile principale trebuie sa iasa in evidenta; un format foarte complicat, chiar daca este estetic, poate afecta negativ claritatea.
      • Clar si convingator inseamna ca in proiect sa se gaseasca tot ce e necesar, fara multa rasfoiala inainte si inapoi.
      • Este important ca proiectul sa nu fie doar un schelet; pe de alta parte, carnea pe oase este esentiala dar grasimea sa fie cu masura.
      • Toate informatiile trebuie sa se reflecte in buget; trebuie sa fie clar cum vor fi folositi banii si in ce fel aceste cheltuieli servesc scopului general.
      • O abordare onesta si directa este intotdeauna apreciata.

Specialistii mai spun ca desi finantatorii sunt foarte diferiti iar proiectele sunt si mai diverse, statistic vorbind, structura unui proiect de succes este mereu aceeasi. Un proiect solid este bazat pe opt componente esentiale, detaliate mai mult sau mai putin explicit, in functie de cerintele specifice ale finantatorului, dar intotdeauna prezente.

      • Sumarul proiectului
      • Prezentarea organizatiei
      • Cadrul general al problemei
      • Obiectivele proiectului
      • Implementarea proiectului
      • Evaluarea rezultatelor
      • Bugetul proiectului
      • Anexe

 
1. Sumarul
Sumarul proiectului este plasat la inceputul proiectului si prezinta pe scurt proiectul si cererea de finantare. Poate fi o scrisoare de insotire sau o pagina a proiectului. Sumarul proiectului este bine sa fie scurt; nu mai mult de trei-patru paragrafe. Este uneori recomandabil sa scrieti sumarul dupa ce ati terminat de documentat intregul proiect. Sumarul proiectului, conceptele si ideile, cuvintele cheie prezentate aici, devin "caramizile" esentiale in citirea mai departe a proiectului. Sumarul proiectului creaza prima impresie si de aceea este foarte important pentru succesul proiectului. Cel mai adesea, alaturi de buget, sumarul este partea din proiect citita de mai multe ori de catre evaluatori. Iata un posibil exemplu:
Titlu: Proiect de Creare a unui Centru de Promovare a Comertului International
Sumar
Fisa sintetica:
Compania pentru Avansul Societatilor Comerciale din Industrie ("ASI")
Strada Asta nr 202, Bucuresti, Romania
Telefon + 4 021 399 1654
Fax + 4 021 399 1655
http://www.asi.ro
Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.
Coordonatorul proiectului: Dl. Jean Popescu
Inspector Principal Programe
Titlul proiectului: "Crearea unui Centru de Promovare a Comertului International"
Costul total al proiectului: $37.680,00
Suma totala solicitata de la Centrul International de Finantare (CIF): $18.240,00
Alte surse financiare:
$11.070,00 ASI (numerar)
$5.410,00 Ministerul Avansului Tehnologic (numerar)
$2.960,00 ASI (in natura)
Problematica:
Pe baza unui studiu asupra societatilor comerciale desfasurat in februarie 2001, s-a constatat ca problemele semnificative cu care se confrunta acestea rezida in lipsa informatiilor referitoare la piata si accesul limitat la pietele globale. Peste 73% din societatile care au facut obiectul acestui studiu au dovedit lipsa cunostintelor referitoare la modalitatea de valorificare a unei ocazii globale, majoritatea acestora afirmand ca mai degraba profita rar, de pe urma unor ocazii identificate aleatoriu, decat sa creeze sau sa caute parteneriate de afaceri in mod sistematic.
Esenta proiectului:
Avand in vedere acest fapt, ASI si-a propus sa dezvolte un Centru de Promovare a Comertului International, care va aborda cele mai importante patru necesitati ale societatilor din domeniul industrial (in conformitate cu rezultatele studiului): lipsa informatiilor referitoare la posibilitatile internationale de afaceri, lipsa capacitatilor de efectuare a unor studii de piata, neintelegerea modalitatilor de participare la concurenta existenta pe piata mondiala, lipsa resurselor de creare a vizibilitatii acestor societati pe piata internationala. Abordand aceste patru categorii de necesitati, Centrul va putea extinde capacitatea societatilor de a patrunde pe pietele internationale. Acest obiectiv este realizabil prin implicarea financiara si logistica a ASI, a altor importanti parteneri strategici si prin co-finantarea din partea CIF…
 
2. Prezentarea organizatiei - Cele mai multe proiecte necesita prezentarea initiala a firmei sau organizatiei care cere finantarea, cu evidentierea trecutului, prezentului si a planurilor de viitor ale acesteia. Este uneori util de inclus scurte biografii ale membrilor consiliului de conducere si ale membrilor esentiali ai echipei de administrare a proiectului finantat. Filosofia, obiectivele si experienta firmei cu alti finantatori sunt foarte importante si nu trebuie omise. La fel de utila este mentionarea succeselor trecute ale organizatiei. Informatiile trebuie sa fie relevante pentru finantator si pentru proiectul in discutie, ele au rolul de a argumenta credibilitatea organizatiei care cere finantarea.
 
3. Cadrul general al problemei - Prezentarea cadrului general al problemei la care raspunde proiectul este esentiala pentru intelegerea proiectului. Acest capitol ar trebui sa fie o ilustrare clara si concisa a problematicii care urmeaza a fi rezolvata de organizatie cu sprijinul finantatorului. Centrarea pe rezolvarea unui numar limitat de probleme specifice este de preferat intentiei de a face cate putin pentru o larga gama de probleme diverse. Este util sa evitati presupunerile si este bine sa va sustineti argumentatia cu date statistice credibile. Problematica trebuie sa fie in relatie evidenta cu misiunea organizatiei si cu strategia finantorului. Demonstrati o buna cunoastere a problematicii.
 
4. Obiectivele proiectului - Prezentarea clara a obiectivelor declarate ale proiectului este critica pentru evaluarea de catre comisie a sanselor de atingere a acestora. Pentru fiecare obiectiv este importanta respectarea regulii SMART – un obiectiv este luat in serios doar daca are cinci atribute esentiale (altfel ramane doar un deziderat, o dorinta):
      • Specific
      • Masurabil
      • Ambitios
      • Realist
      • Temporal (pozitionat in timp)

Prezentarea detaliata a rezultatelor activitatilor aferente fiecarui obiectiv este de asemenea foarte importanta, constituind indicatori esentiali pentru evaluarea ulterioara a eficientei implementarii proiectului. Evitati eventuala confuzie intre obiective si metode/mijloace; obiectivele tebuie sa fie despre CE se va realiza si nu despre CUM se va face aceasta.
 
5. Plan de activitati - Acest capitol prezinta activitatile care vor fi derulate si sarcinile specifice care vor fi indeplinite, cu resursele disponibile. Este foarte util sa structurati acest capitol in ordinea cronologica a activitatilor. Cu siguranta ca din primele faze ale documentarii proiectului trebuie sa fi inceput alcatuirea unei liste de activitati necesare pentru implementarea proiectului si atingerea obiectivelor. Acum puteti grupa aceste activitati si le puteti esalona de-a lungul perioadei proiectului. Astfel va deveni mai clar ce resurse (umane, financiare, materiale, de timp, de alta natura) sunt necesare. Prezentati metode realiste si argumentati alegerea fiecarei metode. Includeti un program de actiuni cu repere in timp, cu rezultate partiale previzionate, cu responsabilitati pe activitati. Nu ezitati sautilizati aplicatii software deja existente destinate planificarii de activitati in proiecte.
 
6. Evaluarea rezultatelor - Acest capitol, desi foarte important, lipseste din multe proiecte sau este foarte neconvingator. Este important ca documentatia proiectului sa includa indicatori si criterii de evaluare a progresului in atingerea obiectivelor. Evaluarea finala a masurii in care obiectivele au fost atinse sau depasite este cel putin la fel de utila ca metodologia de evaluare periodica a eficientei derularii proiectului, pentru a putea aplica din timp eventuale corectii necesare. O sursa foarte buna de inspiratie pentru alcatuirea planului de evaluare o constituie obiectivele pe care vi le-ati stabilit si rezultatele partiale previzionate in drumul spre acestea. Daca succesul nu este definit, atingerea lui va fi intotdeauna discutabila. Fiti pregatiti sa incepeti evaluarea din chiar ziua demararii proiectului.
Este bine sa gasiti si sa documentati raspunsul la intrebarea "ce anume va fi diferit la finalul proiectului fata de momentul de start?". Iata cateva exemple de posibile metode de evaluare, pentru compania din exemplul anterior:
Fiecare echipa de lucru din cadrul proiectului isi va stabili anumite obiective strategice pentru activitatile pe care intentioneaza sa le desfasoare si va proceda la evaluarea comparativa a reusitelor obtinute pe baza acestor obiective.
Fiecare "vizitare" a site-urilor de web si fiecare apel catre Centrul de Asistenta vor fi inregistrate si urmarite pentru a se constata eficienta sprijinului oferit de Centru in sensul respectarii cerintelor utilizatorilor.
Se va evalua numarul de noi locuri de munca, procentajul de majorare a retributiilor, numarul si valoarea de tranzactii internationale si de transferuri tehnologice realizate, precum si numarul de propuneri legislative initiate sau influentate de catre reteaua locala.
Este de asemenea foarte importanta documentarea sustenabilitatii proiectului de extindere a operatiunilor care face obiectul finantarii, dincolo de periaoada de finantare.
 
7. Buget - Bugetul trebuie sa fie usor de citit, de inteles si de relationat cu planul de activitati. El trebuie sa poata raspunde clar in orice moment la intrebarile “cat se cheltuie?”, “pentru ce se cheltuie?”, “de catre cine se cheltuie?”. Bugetul trebuie sa prezinte clar structura finantarii (resurse proprii, banca, fond de investitii, investitor strategic, venture capital, angel, grant, etc.) cu sumele contribuite de fiecare finantator al proiectului. De cele mai multe ori, este recomandabil un buget structurat pe linii aferente cheltuielilor specifice, grupate in categorii mai mari de cheltuieli (ex.: personal, operationale, indirecte). Cheltuielile cu personalul (salarii, etc.) necesita de obicei justificari suplimentare. Proportia participarii diferitilor finantatori in totalul costurilor este de asemenea importanta: o participare in proportie semnificativa a organizatiei dumneavoastra si a celorlalti finantatori in afara celui la care apelati demonstreaza incredere in proiect, angajament si seriozitate din partea organizatiei. Corelarea bugetului cu reperele in timp ale implementarii proiectului ajuta la generarea si documentarea unui plan de flux de numerar, de cele mai multe ori foarte util finantatorului chiar daca acesta uneori nu il cere in mod explicit.
 
8. Anexe - Atasati la finalul documentatiei proiectului toate acele elemente de detaliu pe care nu le-ati inclus in capitolele respective, pentru a usura lectura, copii dupa acte oficiale cerute sau necesare, documente ale organizatiei, detalii (biografii) despre personalul implicat in proiect, etc. Pentru exemplul nostru, anexele ar include:
      1. Formulare CIF - informatii generale referitoare la organizatie
      2. Programul de lucru al ASI - 2002
      3. Raport anual al ASI - 2001
      4. Prezentarea misiunii ASI
      5. Resurse umane - ASI
      6. Curriculum vitae ale personalului implicat in proiect.

Finantarea proiectelor de extindere a operatiunilor dumneavoastra este o cerinta perfect rezolvabila. Pe langa abordarea sistematica a procesului, reteaua de relatii si experienta in domeniu a consultantilor BusinessMachine va vor maximiza sansele de succes.
 
Pana atunci, continuam sa va ajutam sa rezolvati acum unele probleme imediate prin intermediul serviciului nostru de consiliere gratuita si va stam intotdeauna la dispozitie pentru consultanta aprofundata.

Domeniile pentru care am desfășurat angajamente de instruire practică și consultanță managerială:

Cursuri aplicative

Vânzări accelerate
"Nu există vânzători buni si vânzători slabi; există oameni care conving și alții care se lasă convinși."

Acces rapid în piețe noi
"Firmele de succes nu investesc în marketing pentru că au bani, ci au bani pentru că investesc în marketing."

Middle-management: importanța conducătorilor de echipe 
"Performanțele afacerii depind de profesionalismul mananagerilor intermediari."

P4P (pay for performance) - motorul creșterii performanței
"Cel mai eficient și modern sistem de recompensare a personalului, satisfăcător atât pentru angajat cât și pentru patronat."

TimeToMarket (RO)

#78: Dupa lege, religie, ratiune si emotii, ce mai cumparam?

Omul mileniului III se percepe pe sine tot mai mult drept un individ unic și irepetabil, cu personalitatea și sensibilitățile sale, care îl definesc ca om. Surprinzător – sau nu – oamenilor pare să le fie bine așa, acest nou comportament, ne-rațional și bazat preponderent pe EMOȚII nu este și disfuncțional. Realitatea obiectivă însă nu se schimbă, doar percepția noastră despre ea. Acceptând emoțiile, sentimentele și dorințele drept ceea ce sunt nu trebuie, totuși, să devenim o țintă și mai ușoară tehnicilor consumeriste îndreptate asupra noastră.

Cât de liber mai decidem? [citeste tot]

Date contact

Adresa:
Bd. Libertății nr. 1,      Intrarea 2, Et. 4, Ap. 34,      Cod Postal 040127, Sector 4, București, România
Tel:
+4 0 721 228 331
E-Mail:
Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.
Web:
www.businessmachine.ro

markerGăsește-ne pe hartă

Prietenii nostri