TimeToMarket #84 - Șefuții de ieri și de azi - Managerii intermediari au provocări noi

 

 

Ești șef? Ai un șef? Atenție la puterea dar și la slăbiciunile managerilor intermediari

 

Azi, despre Managerul de Departament

Când vine vorba despre ierarhie, în folclorul urban găsim deja bine instalată sintagma “șefi, șefuți și fu…, mă rog, restul”. Șefii de departamente și coordonatorii de echipe au la dispoziție puterea cumulată a oamenilor și a resurselor lor, plus încă ceva. Ce fac cu ele? Își cunosc ei și își folosesc cum trebuie puterea reală de a face bine, pentru ei și pentru alții?

Ai observat deja că nu toți cei care au fost făcuți șefi au devenit peste noapte și manageri. Nici nu aveau cum, pentru că mai trebuie ceva, pe lângă numirea în funcție. Șefuț ești numit dar manager trebuie să devii. Ce ar mai trebui nu e mult, dar e important: niște instruire practică intensivă în bazele practicii meseriei de manager. Fără un minimum de instruire specifică, trebuie să faci față unei perioade dificile: un an sau mai mult de acomodare la noul rol, cu învățare prin pseudo-metoda ”văzând și făcând”, perioadă uneori dureroasă, alteori jenantă și mereu costisitoare, pentru toți.


Middle manager – ul, executanții și alți jupâni

Dacă ne imaginăm organizația (mică, medie sau mare deopotrivă) ca o piramidă, ierarhia ei are măcar trei zone:

La bază: Stratul de la bază e populat cu persoane care au rolul de a face câte o treabă potrivită pregătirii sau experienței lor profesionale, au rol de execuție. Ei acționează asupra unor instrumente de lucru, unor scule, materiale, informații sau a altor resurse ne-însuflețite. La ei, unii se referă rătăcios cu termenul cu f, ca mai sus.

La vârf: Vârful piramidei organizației e populat cu câteva persoane care au rolul de a stabili direcția și prioritățile întregii organizații și a se asigura că acestea se mențin fără abatere. Aceste persoane, folosindu-se de instruirea, experiența și abilitățile individuale, își fac treaba acționând asupra altor persoane, cei de sub ei în piramidă. Nu e deloc simplu ce au ei de făcut și aproape oricare altul din organizație pus în locul lor nu ar ști ce și cum să facă. Ei sunt, desigur, șefii.

Într-o organizație foarte mică, între aceste două straturi nu mai găsim nimic; jupânul din vârf și decide, și execută singur tot ce e de făcut sau, eventual, mai conduce direct vreo 2-3 executanți.

În mijloc: În toate celelalte organizații, însă, găsim un număr de persoane care se află pe straturile intermediare, între executanți și jupân. Ei sunt managerii intermediari - dar uneori sunt doar șefuți - și despre ei e vorba în continuare.

 

La mijlocul piramidei: managerii intermediari

În zona intermediară dintre baza și vârful piramidei își duc traiul și își fac treaba nu unul ci trei feluri de oameni, pe care noi îi vom încadra în categoria cuprinzătoare de manageri intermediari. Ei toți, între ei, au în comun faptul că pentru a-și face treaba acționează atât asupra unor resurse materiale cât și asupra altor persoane. La rândul lor, ei sunt diferiți atât de executanți cât și de conducerea firmei.

Manager intermediar ≠ Personal de execuție

Faptul că au și atribuții de execuție dar și atribuții de conducere a altor oameni îi deosebește pe managerii intermediari de personalul de execuție, care execută ca și ei dar nu conduc pe nimeni.

Manager intermediar ≠ Personal de conducere

Faptul că, la rândul lor, managerii intermediari primesc ordine de la manageri aflați mai sus ca ei în organizație și își raportează, apoi, rezultatele către aceștia, îi deosebește de personalul de conducere din vârful organizației, care nu primește ordine ci doar le dă.

 

Trei feluri de manageri intermediari

Managerii intermediari nu sunt toți la fel; în această categorie cuprindem trei grupe de personal, pentru care vom folosi aici denumirile:

- manageri de departamente,

- conducători de echipe,

- manageri de proiect.

Vom lămuri mai departe cine sunt, pe rând, ce se așteaptă de la ei, și vă voi invita să vă gândiți la adevărata lor putere dar și la limitările lor în organizație.

 

Managerul de Departament – Ce așteptăm de la el?

Așa cum organismul fiecărui animal cuprinde un sistem osos, unul nervos, unul respirator etc și toate împreună țin lighioana în viață, fiecare organizație are un departament care asigură funcțiunea de vânzări, un departament care asigură funcțiunea de marketing, unul operațional (producție, servicii, aprovizionare pentru revânzare sau ce-o fi activitatea principală a firmei), unul de resurse umane etc și toate împreună fac să meargă afacerea.

Departamentele – există și dacă nu se văd?

Atunci când te uiți la o pisică, poate că nu vezi pe unde circulă sângele în ea dar asta nu înseamnă că acea pisică nu are sistem circulator. Atunci când parcurgi holurile unei firme, poate că nu scrie pe nicio ușă “Departament Marketing” dar asta nu înseamnă că nimeni din organizația respectivă nu trage cu ochiul la prețurile și la marfa concurenței, nu pune pe site poze cu marfa nouă, nu pregătește mape și broșuri, nu sprijină vânzătorii la prezentări. Toți cei care fac asta alcătuiesc – oficial sau nu - departamentul funcțional de marketing al firmei. Același raționament se aplică pentru fiecare departament.

Fiecare departament are un manager iar acesta are oameni de condus. Managerul de Vânzări al firmei are în subordine agenții de vânzări și de distribuție din Departamentul de Vânzări. Managerul Departamentului Financiar–Contabilitate are, la rândul său, în subordine contabili… și așa mai departe. De la organizație la organizație, unele departamente sunt mai populare și mai populate, altele mai puțin. Astfel, în unele organizații, managerul de marketing nu își imaginează că va coordona vreodată pe altcineva decât pe sine și pe cei câțiva contractori externi. În altele, situația e poate similară despre alte departamente. Dar până la urmă, cel care răspunde de asigurarea uneia (sau mai multe) dintre cele 7 funcțiuni vitale ale afacerii, acționând atât asupra instrumentelor și resurselor specifice departamentului cât și asupra altor oameni din subordine sau contractori externi, se poate mândri că este Manager de Departament.

 

Competențele necesare unui bun manager de departament

Managerul de departament trebuie să fie conștient ce atribute se așteaptă ceilalți ca el să etaleze: ele sunt specifice acestui rol și sunt diferite de cele potrivite pentru un conducător de echipă sau pentru un manager de proiect. Pentru ca o persoană să fie apreciată ca manager de departament, ar trebui să demonstreze că deține și știe a se folosi de:

- Abilități de leadership (conducere a oamenilor)

- Capacitate de discernământ și de decizie

- Creativitate și spirit inovator

- Aptitudini de management al performanței

Echipat cu aceste atribute, prospătul promovat poate să se apuce de treaba de manager. Treaba unui manager fiind ... chiar, care este? Păi să facă management, nu? Adică să aibă un scaun mai bun ca alții, să i se dea bună ziua, șefu’, să se râdă la glumele lui, să fie chemat la ședințe, să ceară să se facă lucruri și să se enerveze public când ceva nu merge bine... Stop, asta e lista pentru șefuți. Pentru manageri avem o altă listă, cu 5 treburi importante.

 

Ce are de făcut un manager intermediar

Un manager este, în același timp, un administrator de resurse și un conducător de oameni. Să faci bine una sau cealaltă dintre astea este, în sine, o provocare; de la manager, organizația se așteaptă să le facă pe ambele. Uniți într-un complot universal, conducerea, colegii manageri, subalternii, furnizorii, partenerii și clienții firmei stau cu ochii pe noul promovat să vadă cum se achită de funcțiile sale.

Cele 5 funcții ale oricărui manager:

1. Managerul planifică – Asta înseamnă că extrage din obiectivele și din planul mai mare, al organizației, partea care revine departamentului sau echipei sale, alcătuiește obiective, un plan și un calendar propriu și îl prezintă oamenilor săi.

2. Managerul trasează (sau optimizează) procesele – El stabilește cum anume să se facă cele planificate, ordinea operațiilor, sarcinile fiecăruia din echipă, pe scurt: face regulile jocului.

3. Managerul asigură resursele – E treaba managerului să facă rost de toate cele necesare oamenilor ca să își facă treaba: materiale, instruire, buget, calculatoare, telefoane, birouri, scule, dispozitive, utilaje, consumabile, rechizite și – foarte important – timp.

4. Managerul conduce oamenii – Pentru că oamenii au nevoie să fie conduși, e treaba managerului să le rezolve această nevoie. Făcută bine, conducerea și motivarea oamenilor poate produce mici miracole pentru afacere. Făcută după ureche, va produce ceea ce – din păcate – ați mai întâlnit pe ici, pe colo.

5. Managerul controlează – Ca să se asigure că execuția planului decurge cum trebuie, și ca să corecteze din timp orice eventuală abatere, managerul verifică frecvent rezultatele parțiale și parametrii de performanță (timpi, consumuri, număr de erori etc).

Toate cele cinci de mai sus trebuie făcute. Nici executanții și nici jupânii nu le vor face, e numai treaba managerului intermediar să le facă. Atributele necesare, deprinderile de a-și îndeplini cele cinci roluri și abilitatea de a folosi instrumentele specifice managementului nu vin automat odată cu numirea în funcție. Ele se formează și se consolidează fie încetul cu încetul, prin pseudo-metoda ”văzând și făcând”, fie, rapid și eficace, prin instruire practică intensivă în bazele practicii meseriei de manager.

 

Șefuții dau ritmul

Ritmul dorit al organizației poate că se cere de către șefi, la vârf, dar ritmul care se obține, realmente, e stabilit de fapt în altă parte, undeva la mijloc, între ei și fu… - pardon – restul.

La fotbal, echipa care controlează mijlocul terenul își impune jocul. Fără să facă multă zarvă, managerii intermediari stăpânesc tot mijlocul organizației și reprezintă o adevărată Forță. Ei au rolul să fie și administratori de resurse și conducători de oameni. Pot să aleagă să facă asta ca niște manageri sau ca niște șefuți. Pe de o parte, ei au un potențial extraordinar de a crește performanțele afacerii. Dar au, în același timp, și o putere formidabilă de a se instala pe poziții prudente și de a rezista uneori schimbării și modernității. 

Cine îi antrenează pe ei, ca să își canalizeze energia către o parte sau alta a “Forței”?

 

Dacă ești un bun executant în organizația ta, precis meriți manageri intermediari tot mai bine instruiți, recomandă-le un curs practic pentru manageri!

Dacă ești un manager intermediar, ai sigur dreptul să îți perfecționezi continuu competențele specifice, hai la un curs intensiv de management!

Dacă ești unul din membrii conducerii organizației, asigură-i acesteia întregul potențial de dezvoltare a afacerii, formează-ți repede manageri profesioniști!

 

Găsește în următorul TimeToMarket: ”Cum trebuie să fie un conducător de echipă bun?”

 

 

Domeniile pentru care am desfășurat angajamente de instruire practică și consultanță managerială:

Cursuri aplicative

Vânzări accelerate
"Nu există vânzători buni si vânzători slabi; există oameni care conving și alții care se lasă convinși."

Acces rapid în piețe noi
"Firmele de succes nu investesc în marketing pentru că au bani, ci au bani pentru că investesc în marketing."

Middle-management: importanța conducătorilor de echipe 
"Performanțele afacerii depind de profesionalismul mananagerilor intermediari."

P4P (pay for performance) - motorul creșterii performanței
"Cel mai eficient și modern sistem de recompensare a personalului, satisfăcător atât pentru angajat cât și pentru patronat."

TimeToMarket (RO)

#78: Dupa lege, religie, ratiune si emotii, ce mai cumparam?

Omul mileniului III se percepe pe sine tot mai mult drept un individ unic și irepetabil, cu personalitatea și sensibilitățile sale, care îl definesc ca om. Surprinzător – sau nu – oamenilor pare să le fie bine așa, acest nou comportament, ne-rațional și bazat preponderent pe EMOȚII nu este și disfuncțional. Realitatea obiectivă însă nu se schimbă, doar percepția noastră despre ea. Acceptând emoțiile, sentimentele și dorințele drept ceea ce sunt nu trebuie, totuși, să devenim o țintă și mai ușoară tehnicilor consumeriste îndreptate asupra noastră.

Cât de liber mai decidem? [citeste tot]

Date contact

Adresa:
Bd. Libertății nr. 1,      Intrarea 2, Et. 4, Ap. 34,      Cod Postal 040127, Sector 4, București, România
Tel:
+4 0 721 228 331
E-Mail:
Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.
Web:
www.businessmachine.ro

markerGăsește-ne pe hartă

Prietenii nostri