TimeToMarket #79 - 101 lucruri care pot merge prost la firmă

 

Comportamentele greșite pot fi identificate și corectate

După ce am văzut "pe dinăuntru" câteva sute de firme în ultimii 15 ani și am lucrat cu peste 2.000 de oameni la îmbunătățirea performanțelor lor, am adunat o listă cu comportamente profesionale defectuoase - ale diferitelor categorii de personal - care au impact nefast asupra afacerii, asupra carierei celor în cauză, dar și asupra celorlalți oameni din firmă.

Când am ajuns la 101 lucruri care pot să meargă prost în firmă, m-am gândit să le împărtășesc și cu tine. Pentru simplitate, ți le prezint în continuare grupate pe cele 7 dimensiuni funcționale ale organizației:

CEO - Conducerea
OPS - Operațiuni
FIN - Financiar/Contabilitate
ADM - Administrativ
HRM - Managementul resurselor umane
MKT - Marketing
SAL - Vânzări/Distribuție

Te invit să parcurgi lista de comportamente profesionale greșite (pentru toate funcțiunile din firmă sau măcar cea despre departamentul din care faci parte) și să te gândești:

Câte dintre aceste lucruri merg bine - și câte sunt ca mai jos - la tine în departament sau în firmă?

 

CEO - Conducerea Firmei = Activitățile Managerilor, ale Consiliului Director sau ale Directorului General, dacă acesta conduce singur firma

CEO1

1. Managerii nu stabilesc cu precizie, nu cuantifică și nu documentează în scris, cu un an înainte, obiectivele financiare pentru firmă sau pentru departamente
2. Managerii nu evaluează periodic și cu acuratețe rezultatele obținute și costurile implicate, pentru a le compara cu obiectivele stabilite
3. Obiectivele de marketing ale firmei nu sunt clar stabilite și documentate de managerii responsabili pentru aceasta
4. Managerii nu comunică clar și convingător obiectivele de marketing ale firmei către personalul relevant
5. Obiectivele de marketing stabilite nu sunt atinse de personalul responsabil de aceasta
6. Obiectivele de vânzări ale firmei nu sunt clar stabilite și documentate de managerii responsabili pentru aceasta
7. Managerii nu comunică clar și convingator obiectivele de vânzări ale firmei către personalul relevant
8. Obiectivele de vânzări stabilite nu sunt atinse de personalul responsabil de aceasta
9. Managerii nu organizează bine firma, departamentele, responsabilitățile, atribuțiile, procesele și activitățile oamenilor
10. Managerii nu reușesc să asigure toate resursele și condițiile necesare desfășurării optime a activității
11. Managerii nu desfășoară sesiuni periodice de analiză a rezultatelor și a performanțelor, pe departamente și pe ansamblul firmei, așa că nu pot optimiza corect activitățile sau costurile
12. Managerii nu își îndeplinesc bine rolul de a media tensiuni inerne sau externe, în interesul firmei
13. Managerii nu contribuie suficient cu influența și exemplul lor personal la atmosfera pozitivă din colectiv și la motivarea personalului
14. Managerii nu reprezintă întotdeauna corect organizația în exterior, în interesul obiectivelor acesteia
15. Managerii par că nu au vreo viziune de continuare/dezvoltare a afacerii
16. Chiar dacă au o viziune de dezvoltare, managerii nu au documentat-o și nu o comunică în mod convingător personalului relevant
17. Managerii nu stabilesc niște linii strategice clare, de urmat de către personalul din subordine în perioada următoare, lăsându-i pe aceștia fără direcție
18. Dacă stabilesc linii strategice pentru activitatea firmei, managerii le pastrează pentru ei, nu le documentează suficient și nu le comunică personalului relevant
19. Valoarea coeficientului de productivitate al activității managerilor nu este cea dorită/stabilită

 

OPS - Operațiuni = Activitățile principale ale firmei, după caz producție / prestare de servicii / stabilirea portofoliului și asigurarea de stoc de marfă pentru revânzare

ops1

20. Personalul cu atribuții în Operațiuni alege solutii tehnice care nu generează cele mai potrivite produse/servicii pentru satisfacerea așteptărilor clienților
21. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu alege soluții tehnice care să fie cât mai eficiente pentru firmă, din punct de vedere al costurilor de producție sau de achiziție
22. Personalul cu atribuții în Operațiuni găsește cu întârziere soluțiile tehnice necesare pentru a asigura produse sau servicii competitive
23. Personalul cu atribuții în Operațiuni stabilește eronat - din punct de vedere tehnic - necesarul de materii/materiale/produse care trebuie achiziționate
24. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu stabilește în cel mai eficient mod - ca și cost - necesarul de materii/materiale/produse care trebuie achiziționate
25. Personalul cu atribuții în Operațiuni stabilește necesarul de materii/materiale/produse care trebuie achiziționate cu întârziere
26. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu documentează o listă cu furnizori, care să fie corect clasificați după criterii de acceptabilitate
27. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu întreține o relație strânsă cu furnizorii și cu partenerii, și nu actualizează periodic listele de furnizori agreați/acceptați/potențiali
28. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu (re)negociază periodic cu furnizorii condițiile cadru și cele specifice pentru achiziții
29. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu își organizează eficient prioritățile, procesele și resursele pentru producție/servicii/aprovizionare
30. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu asigură corect suportul de specialitate pentru consumatori
31. Personalul cu atribuții în Operațiuni își executa și își finalizeaza Activitățile cu întârzieri
32. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu urmarește atent Operațiunile în timpul executiei și nu poate aplica corecții pe parcurs atunci când ar fi cazul
33. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu reușește în bune condiții și la timp să recepționeze materialele/marfa și sau să transfere produsele finite, fără erori
34. Personalul cu atribuții în Operațiuni nu vine cu propuneri de soluții noi, mai eficiente, pentru activitățile de producție/aprovizionare/servicii
35. Valoarea coeficientului de productivitate al personalului operațional nu este cea dorită/stabilită

 

FIN - Financiar/Contabilitate = Activitățile care gestionează banii firmei

fin1

36. Taxele, contribuțiile, impozitele, amenzile, etc nu sunt calculate corect sau nu sunt achitate la timp, de personalul care răspunde de aceasta
37. Documentele fiscale nu sunt întocmite corect, nu sunt actualizate sau nu sunt depuse la termen de cei responsabili cu această activitate
38. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate nu întreține o relație funcțională cu acționarii, și nu asigură finanțarea și transferul de fonduri în condiții optime
39. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate nu menține o relație funcțională cu băncile și cu ceilalți finanțatori, nu reușește să asigure finanțarea și rambursarea datoriilor în condiții optime
40. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate nu alcătuiește anual, și nu prezintă conducerii, bugetele departamentale și bugetul consolidat de venituri și cheltuieli
41. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate nu controlează periodic rapoartele de venituri și cheltuieli, nu le compară cu bugetele departamentale și cu bugetul consolidat de venituri și cheltuieli, și nu propune din timp ajustări bugetare
42. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate face erori în întocmirea, emiterea și transmiterea de facturi și alte documente asociate mărfii comercializate
43. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate nu comunică frecvent cu datornicii firmei, face erori la încasările în numerar în casierie sau la înregistrarea încasărilor în bancă
44. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate execută cu întârzieri nedorite sau cu erori plățile, decontările și avansurile în numerar din casierie sau plățile din conturile bancare
45. Personalul cu atribuții în Financiar/Contabilitate gestionează imprecis fondurile din casa de numerar și/sau din conturile bancare ale firmei
46. Valoarea coeficientului de productivitate al activităților financiar/contabile nu este cea dorită/stabilită

 

ADM - Administrativ = Activitățile organizatorice și logistice, în sprijinul bunei desfășurări a tuturor celorlalte activități ale firmei

adm1

47. Personalul administrativ nu redactează corect, nu actualizează periodic sau nu arhivează precis contractele cu furnizorii, partenerii, clienții etc
48. Litigiile de natură juridică nu sunt gestionate în mod profesionist de personalul răspunzător pentru acestea
49. Personalul administrativ nu asigură sau nu actualizează periodic certificările de firmă specifice industriei, sau ROF, ROI, Manualul Calității, procese și proceduri, instrucțiuni de lucru, audit intern, audit extern sau certificări de calitate (ISO) ale produselor și/sau proceselor
50. Echipa administrativă nu obține spații de lucru sau de depozitare în locații potrivite necesităților, cu suprafața optimă, cu finisări, iluminare, acces la utilități, asigurări, avize, PSI, acces, pază etc
51. Echipa administrativă nu reușește sa doteze corect sau la timp spațiile de lucru cu mobilier, utilități, dispozitive de bază sau să asigure reparațiile și curățenia corespunzatoare în aceste spații
52. Echipa administrativă nu asigură la timp achiziționarea, punerea în funcțiune sau nu face corect întreținerea echipamentelor și instrumentelor de lucru, dotarea personalului desemnat cu echipamente pentru comunicații, contractarea de servicii de comunicații potrivite necesităților
53. Echipa administrativă nu gestionează bine magaziile sau depozitele de materii/materiale/produse/marfă ale firmei
54. Echipa administrativă asigură cu întârzieri sau cu erori aprovizionarea, depozitarea și distribuirea de materii/materiale operaționale și consumabile către personalul firmei
55. Echipa administrativă înregistrează întârzieri sau greșeli în transportul de persoane, materiale, marfă, expediții și livrări (cand acestea nu constituie obiectul principal de activitate - Operațiuni)
56. Valoarea coeficientului de productivitate al personalului administrativ nu este cea dorită/stabilită

 

HRM - Managementul resurselor umane = Activitățile necesare bunei administrări a capacității de muncă și a motivației personalului

hr1

57. Personalul cu atribuții de HR nu asigură la timp recrutarea și contractarea de personal suficient pentru locurile de muncă din firmă și nu întreține o listă cu personal de rezervă
58. Personalul cu atribuții de HR nu rezolvă corect sau la timp obligațiile formale legate de salarizare, medicina muncii, ITM, SSM, etc
59. Personalul cu atribuții de HR nu evaluează periodic satisfacția personalului, nu elaborează un plan de măsuri de îmbunătățire, nu ia măsuri de creștere a satisfacției
60. Personalul cu atribuții de HR nu evaluează rata de rotație a personalului și nu ia măsuri de reducere a acesteia
61. Personalul cu atribuții de HR nu documentează complet și nu arhivează corect fișele de post (care ar trebui să fie conforme cu realitatea, actualizate, clare, complete, comunicate, asumate de personal)
62. Personalul cu atribuții de HR nu colaborează cu conducerea departamentelor/echipelor pentru a evalua periodic performanța personalului și pentru a comunica măsurile propuse pentru îmbunătățire continuă
63. Personalul cu atribuții de HR nu contribuie la competitivitatea firmei prin instruiri periodice, calificări și certificări profesionale de specialitate pentru personal (cursuri tehnice, de management, marketing, vânzări)
64. Personalul cu atribuții de HR nu crește profitabilitatea afacerii, neasigurând periodic instruiri pentru productivitatea personalului (motivare, comunicare, leadership, administrarea conflictelor, prezentare, managementul timpului, negociere etc)
65. Personalul cu atribuții de HR nu asigură programe de comunicare internă, nu organizează evenimente ale organizației, nu se preocupă de teambuilding, nu încurajează implicarea personalului în activități de CSR
66. Valoarea coeficientului de productivitate al activităților de HR nu este cea dorită/stabilită

 

MKT - Marketing = Activități în relație cu piața și în sprijinul vânzărilor, altele decât vânzări

mkt1

67. Personalul de marketing nu documentează un plan anual de acțiuni de marketing în sprijinul atingerii obiectivelor stabilite de conducerea firmei
68. Planul de marketing, chiar dacă este documentat, este vag și nu evidențiază obiective de marketing definite SMART sau nu are asociat un buget de cheltuieli aprobat
69. În planul de marketing, impactul estimat pentru fiecare acțiune de marketing planificată nu este evidențiat și cuantificat
70. Personalul cu atribuții de marketing nu realizează sau nu prezintă anual o analiză comparativă față de concurenți (cifre, volume, portofoliu, servicii adiționale, etc) cu evidențierea diferențiatorilor
71. Personalul cu atribuții de marketing nu realizează sau nu prezintă anual o analiză a factorilor sau entităților care influențează prezentul și viitorul afacerii (factori politici, economici, tehnologici, sociali, de mediu)
72. Personalul cu atribuții de marketing nu realizează sau nu actualizează anual profile pentru tipurile de clienți dezirabili
73. Personalul cu atribuții de marketing nu întreține o bază de date bine completată și actualizată cu toți cumpărătorii și clienții (date de identificare, de contact, marfa cumparată, valori, etc)
74. Personalul cu atribuții de marketing nu întreține un sumar al pipeline-ului (baza de date actualizată cu toți potențialii, suspecții și prospecții, cu date de contact, valori, calendar, istoric al comunicării cu ei)
75. Personalul cu atribuții de marketing nu întreține fișe cu date personale pentru reprezentanții cumpărătorilor/clienților cheie - care contează fiecare mai mult de 10% din cifra de afaceri a firmei
76. Personalul cu atribuții de marketing nu reușește să asigure un portofoliu competitiv de produse/servicii (ca sortiment, preț, disponibilitate, documentare, suport)
77. Personalul cu atribuții de marketing nu asigură într-un mod eficient ca și cost disponibilitatea în stoc propriu sau la furnizor de produse/servicii pentru livrare
78. Personalul cu atribuții de marketing nu se asigură că firma are logo, slogan și imagini asociate care să fie relevante și actualizate de mai puțin de 3 ani
79. Personalul cu atribuții de marketing nu asigură la timp sau corect cărți de vizită, foi cu antet, domenii internet, adrese email aliniate cu identitatea de brand și actualizate
80. Personalul cu atribuții de marketing nu alcătuiește și nu întreține un "Brand Identity Manual" documentat, complet și actualizat de mai puțin de 6 luni
81. Personalul cu atribuții de marketing nu face cu frecvența necesară sondaje de percepție care să evidențieze gradul de aliniere între valorile firmei percepute de populație și valorile dorite de conducerea firmei
82. Personalul cu atribuții de marketing nu asigură în mod corect materiale de prezentare și de comunicare (website-uri, social media, multimedia, bannere, mape, pliante, broșuri, cataloage, postere, colaterale etc)
83. Personalul cu atribuții de marketing nu desfașoară campanii de comunicare/promovare/relații publice finalizate cu rapoarte care să evidențieze atingerea numărului dorit de audiență relevantă
84. Personalul cu atribuții de marketing nu asigură campanii de comunicare/promovare/relații publice finalizate cu rapoarte care să evidențieze și să cuantifice costurile campaniilor în raport cu impactul obținut
85. Campaniile de marketing/promovare desfășurate nu reușesc să aducă firmei destui noi vizitatori, suspecți, prospecți, cumpărători, clienți
86. Personalul cu atribuții de marketing nu participă activ alături de echipa de vânzări, în diverse etape ale vânzării
87. Personalul cu atribuții de marketing nu asigură corect preluarea cererilor de informații și dispecerizarea reclamațiilor de la consumatori
88. Personalul cu atribuții de marketing nu participă semnificativ la stabilirea prețurilor pentru fiecare categorie de produse/servicii ale firmei
89. Valoarea coeficientului de productivitate al activităților de marketing nu este cea dorită/stabilită

 

SAL - Vânzări/Distribuție = Activități care transferă cât mai multă marfă (produse/servicii) de la firmă către cumpărători si, în schimb, transferă un preț cât mai mare plătit, de la aceștia către firmă

sal1

90. Agenții de vânzări nu colaborează suficient cu personalul de marketing pentru a se informa despre suspecți, prospecți, cumpărători, clienți și despre piață
91. Agenții de vânzări nu se informează continuu - colaborând și cu personalul operațional - despre cele mai noi produse sau soluții tehnice disponibile
92. Agenții de vânzări nu colaborează cu personalul administrativ pentru a se informa continuu despre costurile și profitabilitatea soluțiilor disponibile
93. Agenții de vânzări nu se preocupă destul să identifice noi oportunități și să le înregistreze în instrumentul de pipeline management
94. Echipa de vânzări pregatește cu întârziere oferte și nu întotdeauna conforme specificațiilor din cererile de oferta
95. Echipa de vânzări nu reușește sa identifice și să valorifice suficiente oportunități de upsale sau cross-sale
96. Agenții de vânzări nu negociază întotdeauna în beneficiul companiei valoarea, profitabilitatea, volumul și termenul de livrare
97. Agenții de vânzări nu urmăresc suficient datornicii în vederea încasării
98. Echipa de vânzări nu gestionează pipeline-ul în mod sistematic (cu sedințe periodice și instrumente software adecvate)
99. Agenții de vânzări nu evaluează periodic satisfacția clienților și nu iau măsuri pentru creșterea satisfacției și pentru retenția/fidelizarea clienților
100. Agenții de vânzări nu valorifică sau nu își crează destule oportunități de repetare a vânzării către cumpărătorii existenți
101. Valoarea coeficientului de productivitate al personalului de vânzare/distribuție nu este cea dorită/stabilită

 

După lectură rămân de răspuns întrebări precum:

- Câte din situațiile de mai sus se întâlnesc și la tine în firmă?

- Cum pot fi reduse numărul, incidența și efectele acestor comportamente?

 

Vrei sa faci o evaluare precisă a "stării de sănătate" actuale a firmei tale, să primești un diagnostic și recomandări pentru însănătoșire?

În următoarea analiză TimeToMarket vei găsi modalitatea de a te înregistra GRATUIT pentru acces la cel mai nou instrument online de evaluare a performanțelor firmei.

 

Domeniile pentru care am desfășurat angajamente de instruire practică și consultanță managerială:

Cursuri aplicative

Vânzări accelerate
"Nu există vânzători buni si vânzători slabi; există oameni care conving și alții care se lasă convinși."

Acces rapid în piețe noi
"Firmele de succes nu investesc în marketing pentru că au bani, ci au bani pentru că investesc în marketing."

Middle-management: importanța conducătorilor de echipe 
"Performanțele afacerii depind de profesionalismul mananagerilor intermediari."

P4P (pay for performance) - motorul creșterii performanței
"Cel mai eficient și modern sistem de recompensare a personalului, satisfăcător atât pentru angajat cât și pentru patronat."

TimeToMarket (RO)

#78: Dupa lege, religie, ratiune si emotii, ce mai cumparam?

Omul mileniului III se percepe pe sine tot mai mult drept un individ unic și irepetabil, cu personalitatea și sensibilitățile sale, care îl definesc ca om. Surprinzător – sau nu – oamenilor pare să le fie bine așa, acest nou comportament, ne-rațional și bazat preponderent pe EMOȚII nu este și disfuncțional. Realitatea obiectivă însă nu se schimbă, doar percepția noastră despre ea. Acceptând emoțiile, sentimentele și dorințele drept ceea ce sunt nu trebuie, totuși, să devenim o țintă și mai ușoară tehnicilor consumeriste îndreptate asupra noastră.

Cât de liber mai decidem? [citeste tot]

Date contact

Adresa:
Bd. Libertății nr. 1,      Intrarea 2, Et. 4, Ap. 34,      Cod Postal 040127, Sector 4, București, România
Tel:
+4 0 721 228 331
E-Mail:
Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.
Web:
www.businessmachine.ro

markerGăsește-ne pe hartă

Prietenii nostri