TimeToMarket #34 - Eficienta companiei, o cauza nobila

Cateva istorioare despre cum "eficienta" este uneori numele de scena al zgarceniei, istorioare din care ne dorim sa invatam cate ceva si sa aplicam apoi invataturile la realitatea de azi a firmei:

Un om traia din mica lui afacere: cultiva pepeni si ii ducea la piata cu o sareta trasa de un magar.  Intr-o zi plangea in hohote pe marginea drumului si un trecator l-a intrebat de motiv.
- Sunt pierdut... hohoti omul, sursa mea de venit a pierit, tocmai cand, in sfarsit, parea ca o sa imi creasca si mie profiturile......
- Cum asa?
- Mi-a murit magarul...!
- De ce a murit?
- Nu stiu... nu stiu... si tocmai acum s-a gasit sa moara cand, in sfarsit, il invatasem sa traiasca o saptamana intreaga fara sa manance nimic...

In general, eficienta inseamna rezultate maxime cu costuri minime.  Pentru o companie, eficienta poate avea insa mai multe definitii.  De asemenea, in cautarea eficientei, managementul firmei este expus riscului de a calca in cateva capcane periculoase.

Eficienta in companie inseamna mai multe lucruri, in functie de persoana din companie careia ii adresam intrebarea.  Pentru patron, eficienta se defineste simplu prin "profit net".  Pentru directorul de vanzari, daca are obiectiv si comision legate si de profitabilitate, eficienta va insemna "cat mai mare valoarea raportului intre banii incasati si banii cheltuiti".  Daca directorul de vanzari are numai comision din vanzari, atunci eficienta inseamna "cat mai multe vanzari in cat mai scurt timp".  Pentru directorul de marketing, eficienta inseamna "GRP sau alti indicatori de vizibilitate la valori cat mai ridicate, cu cheltuieli din bugetul de marketing cat mai mici".  "Numarul de leaduri claificate raportat la costurile unei campanii de promovare" este de asemenea un bun indicator al eficientei pentru marketing.

Este extrem de importanta de asemenea clarificarea diferentei de ordin strategic intre eficienta si eficacitate.  Eficacitate este masura in care un obiectiv este atins; fara nici o relatie cu costurile acestei realizari.  Din punct de vedere strategic, pentru o companie nu este intotdeauna intelept sa se centreze doar pe eficienta.  Uneori eficacitatea trebuie sa primeze, pentru a putea face loc eficientei ulterior.  Am intalnit de multe ori la clienti de-ai nostri in proiecte de consultanta disfunctionalitati in companie datorate exacerbarii focusului pe eficienta.  De prea multe ori se aluneca pe panta zgarceniei ca fals sinonim al eficientei, se aloca resurse prea putine pentru un proiect sau altul in speranta ca va da rezultate si asa insa la final nu se obtine mare lucru si in loc de o cheltuiala mai mica se obtine o suma algebrica negativa intre costuri si rezultate, adica bani pierduti.  Exista, pentru orice activitate sau proiect, un nivel critic sub care nu trebuie scazute costurile fara a ne astepta la esec.  Daca un proiect reclama minim 10 unitati de cost pentru a da rezultate, cheltuind 9 compania nu economiseste 1 ci pierde 9, pentru ca rezultatele vor fi nule.

Cresterea eficientei unei companii trebuie sa fie un obiectiv continuu pentru echipa de conducere.  Mai mult decat in alte cazuri, rolul consultantului extern este esential in cresterea eficientei unei companii, macar pentru doua motive usor de inteles:

(1) inevitabil, managementul companiei isi epuizeaza la un moment dat initiativele proprii si are nevoie de idei proaspete si

(2) numai un consultant extern poate avea taria sa spuna patronului sa nu scoata 70,000 din firma ca sa-si ia Q7, sa scoata doar 35,000 si sa-si ia Touareg, ca de jumatate banii capata cam tot atata masina...

Odata "intrat in paine", consultantul extern va sti imediat ce sa faca pentru cresterea eficientei companiei.  Din propria experienta pot sa va spun ca intotdeauna gasim "de la prima ochire" cai de crestere imediata a eficientei cu 3-5%, eficienta care se regaseste la fel de imediat in buzunarul patronului.  Secretul e ca numai privind cu un ochi obiectiv si din afara - ceea ce numai consultantul extern poate face - sunt evidente aceste cai, altfel invizibile din interior.  Mai multe si mai clare detalii despre dezavantajele "vederii de pe chiuveta" si despre rolul consultantului in a minimiza impactul negativ al acesteia in articolul "Daca mereu vei face ce ai tot facut, mereu vei avea ce ai tot avut".

Lupta pentru cresterea naturala cu 8 – 12% a eficientei incepe apoi, identificand centrii de cost, natura si dinamica costurilor variabile si fixe, elaborand cateva scenarii alternative si punand in practica masuri de corectare sau reorganizare a unor procese.  Ca un singur exemplu, pentru o companie de distributie este esentiala activitatea de deplasare a marfii.  De obicei nu are sens pentru consultant sa propuna optimizarea traseelor, pentru ca managementul firmei si-a batut deja destul capul cu asta; are sens insa sa propuna o schema de multiplicare a buclelor de transport, reducand timpul de deplasare pana la jumatate, crescand costul efectiv cu aproximativ 10-15% dar si volumul veniturilor cu 30-40% ceea ce rezulta intr-o crestere substantiala a eficientei si profitabilitatii operationale.

Obiectivele legate de eficienta trebuie sa faca parte din setul de obiective asociate planului de functionare si, respectiv, de dezvoltare al companiei.  Asta, desigur, presupunand ca exista un asemenea plan...  Obiectivele intermediare si termenele la care se verifica atingerea acestora, inclusiv valorile unor indicatori de eficienta, fac parte din acest plan.  Pentru obiectivele de eficienta ne ajutam intotdeauna clientii sa identifice si sa cuantifice cei mai potriviti indicatori cheie de performanta KPI.  Acest set de KPI devine apoi un "panou de control" vizitat frecvent de echipa de conducere a companiei care, in functie de valorile diferitilor indicatori, ia la timp decizii de corectie de traseu pentru a evita tendinte paguboase pentru companie si a mentine eficienta in limitele dorite.

Costurile unui proiect de eficientizare a companiei nu sunt neglijabile dar se recupereaza intotdeauna rapid din surplusul de venituri generat.  Pe langa costurile financiare legate de contractarea unui consultant sau a unei echipe de consultanti externi, care se pot ridica la 3-10,000 de euro pentru cateva luni in functie de darnicia clientului si de pretentiile consultantilor, nu trebuie neglijate costurile ne-financiare legate de disconfortul inevitabil generat de schimbarile impuse de procesul de eficientizare.  Dupa ce isi evalueaza aceste doua categorii de costuri, multe echipe manageriale decid ca "merge si asa" si renunta la entuziasmul initial asociat ideii de eficientizare.  Lucrurile stau diferit atunci cand intre factorii care decid oportunitatea unui proces de eficientizare se afla si patronatul firmei; pentru acestia eficienta crescuta poate insemna diferenta intre Touareg si Q7 asa ca decizia se ia de obicei in favoarea interventiei consultantului.

Deranjul schimbarilor impuse de un proces de eficientizare va fi resimtit mai apasat in zonele din companie care genereaza cele mai mari costuri, pe de o parte si in cele care contribuie cel mai pregnant la nivelul veniturilor, pe de alta parte.  Intr-o companie productiva, procesele tehnologice si linia de fabricatie vor fi subiectul unei atente evaluari.  Intr-o companie de distributie, atat echipele responsabile cu procesele de aprovizionare cat si cele care asigura deplasarea marfii vor fi luate la intrebari de catre consultant.  Intr-o companie de servicii de training, costurile legate de sali si traineri vor fi subiectul unor tentative de scadere, in paralel cu evaluarea eficientei proceselor de promovare a serviciilor.  Pentru toate aceste companii, maximizarea volumului veniturilor, deci cresterea vanzarilor, va ocupa cealalta jumatate a timpului si efortului echipei de consultanti pentru eficientizare.

Domeniile pentru care am desfășurat angajamente de instruire practică și consultanță managerială:

Cursuri aplicative

Vânzări accelerate
"Nu există vânzători buni si vânzători slabi; există oameni care conving și alții care se lasă convinși."

Acces rapid în piețe noi
"Firmele de succes nu investesc în marketing pentru că au bani, ci au bani pentru că investesc în marketing."

Middle-management: importanța conducătorilor de echipe 
"Performanțele afacerii depind de profesionalismul mananagerilor intermediari."

P4P (pay for performance) - motorul creșterii performanței
"Cel mai eficient și modern sistem de recompensare a personalului, satisfăcător atât pentru angajat cât și pentru patronat."

TimeToMarket (RO)

#78: Dupa lege, religie, ratiune si emotii, ce mai cumparam?

Omul mileniului III se percepe pe sine tot mai mult drept un individ unic și irepetabil, cu personalitatea și sensibilitățile sale, care îl definesc ca om. Surprinzător – sau nu – oamenilor pare să le fie bine așa, acest nou comportament, ne-rațional și bazat preponderent pe EMOȚII nu este și disfuncțional. Realitatea obiectivă însă nu se schimbă, doar percepția noastră despre ea. Acceptând emoțiile, sentimentele și dorințele drept ceea ce sunt nu trebuie, totuși, să devenim o țintă și mai ușoară tehnicilor consumeriste îndreptate asupra noastră.

Cât de liber mai decidem? [citeste tot]

Date contact

Adresa:
Bd. Libertății nr. 1,      Intrarea 2, Et. 4, Ap. 34,      Cod Postal 040127, Sector 4, București, România
Tel:
+4 0 721 228 331
E-Mail:
Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.
Web:
www.businessmachine.ro

markerGăsește-ne pe hartă

Prietenii nostri